ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

Umowa o pracę bez papieru? Czy zgodnie z prawem można czy nie można zawrzeć ją bez użycia papieru?  

Umowę o pracę zawiera się na piśmie – tak stanowi art. 29 §2 kodeksu pracy zdanie pierwsze. Wydaje się, że zgodnie z zasadą, że to co jasne nie wymaga wykładni, przepis ten nie powinien budzić żadnych wątpliwości. W świetle niedawnego stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy (https://www.pip.gov.pl/pl/o-urzedzie/wyjasnienia-i-wsparcie-pip/najczestsze-pytania-i-odpowiedzi/umowa-o-prace-w-czasach-pandemii/121594,umowa-o-prace-w-czasach-pandemii.html) nie jest to jednak takie oczywiste. 

Rzeczywistość pracy zdalnej pokazuje, że ten najbardziej podstawowy przepis w kodeksie pracy budzi wiele emocji i jest przedmiotem sporów. Spróbujmy zatem odpowiedzieć na pytanie, czy umowa o pracę musi być zawarta na piśmie, co to w praktyce oznacza oraz jakie są konsekwencje niezawarcia umowy w formie pisemnej. 

Dla porządku zaczniemy naszą analizę, od tego czym jest „pismo”, o którym wspomina kodeks pracy. Niewątpliwie umowa o pracę jest dwustronną czynnością prawną obejmującą zgodne oświadczenia woli pracownika i pracodawcy. Czynności prawne mogą mieć jednak różne formy – w tym najbardziej intuicyjną formę ustną. Długo w praktyce najbardziej popularną formą była forma pisemna, która polega na własnoręcznym podpisaniu kartki papieru, na której spisana jest treść oświadczeń woli. Pomimo pewnych wątpliwości uznaje się, że forma pisemna jest stosowana również wtedy gdy ustawodawca posługuje się bardziej potocznym sformułowaniem „na piśmie”. 

Forma pisemna czynności prawnej nie jest jedyną możliwą formą. Powszechnie wiadome jest, że niektóre umowy (np. dotyczące przeniesienia własności nieruchomości) możemy zawierać jedynie u notariusza czyli w formie aktu notarialnego. Nie wszyscy też wiedzą, że w 2016 roku do kodeksu cywilnego dodano nową formę czynności prawnej - formę dokumentowa. 

Zgodnie z art. 77(2) kodeksu cywilnego forma dokumentowa wymaga złożenia oświadczenia woli utrwalonego w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Przy czym, dokument to nie to samo co kartka papieru. Zgodnie z art. 77(3) k.c. dokument to każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokumentem w tym rozumieniu może być więc treść emaila albo plik zapisany w edytorze tekstowym (np. Word).

W czasach pandemii w praktyce często się zdarza, że pracodawcy, przesyłają kandydatowi do pracy umowę o pracę w formie pliku w formacie Word lub PDF, wysyłając ją jako załącznik do maila. Kandydat akceptuje treść również mailowo i rozpoczyna świadczenie pracy na jej podstawie. Żadna ze stron nie podpisała umowy na piśmie i nie złożyła podpisu. Wolę zawarcia umowy i jej warunki zawarły w treści dokumentu i możliwa jest identyfikacja obu stron. 

Należy więc postawić pytanie, czy tak zawarta umowa o pracę w powyższy sposób umowa jest nieważna, ponieważ strony nie złożyły swoich podpisów? Oczywiście, że nie. Ponadto brak odpowiedniej formy nie rodzi też negatywnych skutków procesowych, bo żaden przepis nie zastrzega jej dla tzw. celów dowodowych.

Umowa o pracę zawarta więc w innej formie niż pisemna, w tym także per facta concludentia, wyrażająca się w dopuszczeniu pracownika do pracy, jest ważna i skutecznie zawarta. Ustawodawca to przewidział i jasno uregulował skutki prawne jakie wiążą się z niezachowaniem formy. W przypadku niezawarcia umowy na piśmie pracodawca musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Z brzmienia tego przepisu wynika więc wyraźnie, że ustawodawca nie tylko przewidział taką sytuację, ale ją prawnie usankcjonował, dopuszczając sytuacje, kiedy strony w ogóle umowy o pracę nie podpiszą.

Skutkiem prawnym niezachowania formy pisemnej umowy o pracę nie jest jej też nieskuteczność, czy wadliwość, a jedynie konieczność złożenia pracownikowi pisemnego potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju i warunków. Pisemne potwierdzenie należy traktować wyłącznie jako dokument poświadczający zawarcie umowy o pracę, nie zaś jako umowę o pracę jako taką. Dokument ten ma spełniać funkcję informacyjną dla pracownika i musi być sporządzony w formie pisemnej albo równoważnej jej elektronicznej (z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego). 

Pracodawca naraża się na konsekwencje dopiero wtedy kiedy nie potwierdzi warunków wykonywania pracy na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jest to wykroczenie i grozi za to grzywna od 1.000 – 30.000 złotych. Dalszych konsekwencji prawnych niezawarcia umowy o pracę na piśmie nie ma.

Należy więc przyjąć, że wymóg pisemności, wobec związanych z nim konsekwencji prawnych, dotyczy wyłącznie pracodawcy, nie zaś pracownika. Dla skutecznego i zgodnego z prawem zawarcia umowy o pracę, pozwalającego jednocześnie na uniknięcie powyższych sankcji, wystarczające będzie więc złożenie wyłącznie przez pracodawcę podpisu własnoręcznego – albo zrównanego  z nim kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie wynika to jednak z rygoru formy umowy o pracę (taki rygor nie został przewidziany) ale z uwagi na wymóg dostarczenia pracownikowi warunków pracy na piśmie (art. 29 §3 k.p.).

Po stronie pracownika wystarczające będzie złożenie oświadczenia woli w innej formie, np. w mailu (tzw. formie dokumentowej).

Nie można zatem podzielić stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, zgodnie z którym przesłanie przez pracownika podpisanej umowy wyłącznie e-mailem, powoduje, że umowa ta byłaby wadliwa. Zwłaszcza, że Państwowa Inspekcja Pracy nie precyzuje o jaką formę wadliwość z kodeksu cywilnego chodzi i jakie są konsekwencje tej wadliwości.

Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że nawiązanie stosunku pracy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i zakładu pracy, które może być wyraźne i ujęte w formie pisemnej, jak tego wymagają przepisy Kodeksu pracy, bądź też dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Ewentualna wadliwość umowy, jak ostatnio twierdzi PIP - wynikająca tylko z samego faktu niedochowania formy pisemnej, nie znajduje podstawy w przepisach prawa. Nie dostrzega jej również Sąd Najwyższy ani przepisy kodeksowe. Pracodawcy mogą więc kontynuować praktykę zawierania umów bez użycia papieru, nawet jeżeli pracownik nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a taki podpis ma tylko pracodawca. Naturalnie, dla zwiększenia pewności i rozliczalności procesu obiegu dokumentów, pracodawcy mogą rozważyć wykorzystywanie narzędzi wspierających przesyłanie i akceptację umów drogą elektroniczną.

__________________________________________________________________________________

Katarzyna Sarek-Sadurska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski

Nicole Gerwat, LL.M., radca prawny w kancelarii Raczkowski

Małgorzata Kurowska, counsel w kancelarii Maruta Wachta