ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

W trakcie naszego ostatniego webinaru dot. Rekrutacji i zwalniania on-line ze strony uczestników padło wiele pytań.

Duże emocje wywołała informacja, o tym, że w trakcie pandemii wyłączona została skuteczność tzw. doręczeń zastępczych. Obecnie, jeśli wyślemy wypowiedzenie tradycyjną pocztą lub kurierem (większość firm kurierskich to operatorzy pocztowi w rozumieniu przepisów prawa), a adresat nie odbierze przesyłki np. nie będzie go w domu, nie otworzy drzwi listonoszowi, to nie będzie można uznać doręczenia za skuteczne po upływie okresu awizowania przesyłki na poczcie.

Padło pytanie o sytuację, gdy pracownik odmówi przyjęcia od kuriera przesyłki. Jest to dość rzadka sytuacja. W przypadku, gdy adresat otworzy drzwi i wprost odmówi odbioru przesyłki, listonosz lub kurier powinien zrobić na przesyłce odpowiednią adnotację i odesłać ją do nadawcy - taką przesyłkę nadal możemy traktować jako doręczoną.

Na jaki adres e-mail mamy wysłać wypowiedzenie podpisane elektronicznie? Co w sytuacji, jeśli pracownik będzie utrzymywał, że nigdy nie otrzymał maila z wypowiedzeniem? Czy można wysłać na prywatną pocztę, czy na służbowy adres mailowy?

Wypowiedzenie powinno być przede wszystkim wysłane na służbowy adres e-mail. Wysyłając maila warto ustawić „żądanie potwierdzenia dostarczenia” i „żądanie potwierdzenia odczytania”, warto również ustalić z działem IT, jakie są techniczne możliwości sprawdzenia czy mail dotarł na serwer i do adresata.

Warto również umówić się z pracownikiem na tele- lub wideokonferencję i wysłać maila dopiero po jej rozpoczęciu, wówczas można zapytać pracownika czy wiadomość dotarła.

Jeśli tuż po doręczeniu wypowiedzenia zamierzamy odciąć pracownikowi dostęp do systemów IT pracodawcy i służbowej skrzynki mailowej, to należałoby poinformować o tym pracownika i poinstruować go, żeby zapisał sobie wypowiedzenie lub przesłał je na prywatny adres e-mail.

Jeśli dysponujemy prywatnym adresem pracownika, to należałoby sprawdzić w jakich celach pracownik nam go przekazał i dopiero wówczas rozważyć czy wysłać wypowiedzenie również na ten adres.

Jeżeli wysyłamy maila z wypowiedzeniem z podpisem kwalifikowanym, to kiedy liczy się doręczenie? 

Zgodnie z kodeksem cywilnym mail zawierający wypowiedzenie z podpisem kwalifikowanym uznaje się za doręczony z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający adresatowi zapoznanie się z jego treścią. Nie chodzi więc o faktyczne kliknięcie w maila i jego odczytanie, ale już samą możliwość odczytania (chwilę pojawienia się maila w skrzynce adresata).

A skąd wiemy, że pracownik/zleceniobiorca odebrał maila z wypowiedzeniem? Czy istnieje konieczność potwierdzenia odbioru? Czy potwierdzenie może być mailowe?

Po pierwsze możemy ustawić żądanie potwierdzenia dostarczenia/odczytania wysyłając e-mail. Po drugie, jeśli wyślemy wypowiedzenie w trakcie zdalnego spotkania, to możemy zapytać pracownika, czy dotarł do niego e-mail. Po trzecie, jeśli monitorujemy maile pracowników, to warto sprawdzić zakres monitoringu i ustalić z działem IT, czy będzie miał możliwość sprawdzenia, czy mail dotarł do adresata.

Mailowe potwierdzenie otrzymania/odczytania (również takie generowane automatycznie) będzie wystarczającym dowodem możliwości zapoznania się przez pracownika z treścią wypowiedzenia.

Czy dokumenty podpisane w taki sposób (podpisem kwalifikowanym) muszą być przechowywane w wersji elektronicznej czy mogą zostać wydrukowane i przechowywane w teczce osobowej. Jak przechowywać dokumenty, które są podpisane podpisem elektronicznym, jeżeli dokumentacja jest prowadzona papierowo.

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie reguluje kwestii dołączania do papierowych akt osobowych dokumentu elektronicznego. Posiłkować się jednak można przepisami kodeksu pracy dotyczącymi zmiany postaci prowadzonych akt. To oznacza, że jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, to należy wydrukować wypowiedzenie i maila przewodniego, zalecane byłoby ich podpisanie przez osobę dołączającą dokumenty do akt i wpięcie do papierowej teczki. Nie należy jednak kasować plików elektronicznych, gdyż mogą być potrzebne w razie sporu z pracownikiem.

Co ze zgodą na potrącenie z wynagrodzenia (np. za pakiet medyczny, częściowo odpłatny przez pracownika) - czy bezwzględnie nie jest wymagany podpis własnoręczny na piśmie? Czy wydruk skanu ze zgodą na potrącenie składki z wynagrodzenia (opieka medyczna, karta sportowa) może zostać zakwestionowane przez PIP?

Zgoda na potrącenia jest jednym z niewielu dokumentów, który wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wynika to z utrwalonego orzecznictwa, wobec czego trudno będzie przekonać PIP, że wydruk skanu stanowi dochowanie tej formy. W przypadku zgód na potrącenia niezbędne jest uzyskanie własnoręcznego (tzw. mokrego) podpisu, a w przypadku dokumentu elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Czy cała dokumentacja związana z zatrudnieniem może odbyć się bez formy pisemnej (mokrego lub kwalifikowanego podpisu) - kwestionariusze, oświadczenia np. o zapoznaniu się z regulaminem pracy?

Odpowiedź na to pytanie wymaga analizy procesów i dokumentów stosowanych przez konkretnego pracodawcę. Znakomita większość dokumentów nie wymaga mokrego lub kwalifikowanego podpisu (w tym kwestionariusze lub oświadczenia o zapoznaniu się z różnymi dokumentami).

Są jednak również takie dokumenty/oświadczenia, które bez zachowania formy pisemnej (czyli kwalifikowanego lub mokrego podpisu) będą nieważne. Przykładem jest wspomniana w poprzednim pytaniu zgoda na potrącenia.


Magdalena Skwara, radca prawny, senior associate, Raczkowski.