ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

Gdy ustawa zastrzega dla czynności formę pisemną pod rygorem nieważności, aby podpisać dokument zdalnie, trzeba użyć podpisu kwalifikowanego.

Często mówi się, że dokument został podpisany elektronicznie albo wysłany elektronicznie, przyjmując, że to to samo. Tak nie jest. Znaczenie ma rodzaj użytego podpisu elektronicznego. Od tego zależą losy prawne podpisanego oświadczenia.

Zdalna parafka

Dokument można podpisać zdalnie na trzy różne sposoby, w zależności od tego, jakiego podpisu elektronicznego użyjemy – zwykłego podpisu elektronicznego, zaawansowanego podpisu elektronicznego czy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo, wyróżniamy jeszcze podpis zaufany, który jest integralną częścią profilu zaufanego. Podpis zaufany jest jednak szczególnym rodzajem podpisu, który co prawda zastępuje podpis własnoręczny, ale wyłącznie w kontaktach z podmiotami publicznymi (nie jest wykorzystywany w biznesie).

Jeżeli więc zamierzamy elektronicznie podpisać i wysłać dokument do partnera biznesowego czy pracownika tak, by wywarł on skutki prawne równoważne z dokumentem podpisanym własnoręcznie, musi on być podpisany wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.


Najpierw format

Kiedy zdecydujemy się już podpisać dokument podpisem kwalifikowanym, musimy wybrać format tego podpisu spośród czterech standardowych: XAdES, PAdES, CAdES i ASiC.

Pierwszy jest wykorzystywany zwłaszcza przez administrację publiczną i służy głównie do podpisywania dokumentów opartych o język XML. Nie zaleca się podpisywać tym formatem dokumentów zapisanych w pliku PDF – w przeciwieństwie do formatu PAdES, który jest standardowym formatem zalecanym przy plikach PDF.

Niewątpliwą zaletą formatu PAdES jest możliwość zweryfikowania poprawności podpisu, którym został opatrzony dokument, ponieważ Acrobat Reader dostarcza takiej informacji w treści samego pliku (PDF).

Trzeci format – CadES – służy do przesyłania plików binarnych, niezapisanych w formie tekstowej. Ostatni zaś z formatów, ASiC, służy z kolei do podpisywania poszczególnych elementów kontenera ZIP, co pozwala na podpisanie ZIPa. 

... potem rodzaj

Kolejnym krokiem jest wybór rodzaju podpisu w ramach wybranego formatu. Każdy format podpisu daje bowiem możliwość wyboru rodzaju podpisu w zależności od jego powiązania z podpisywanym dokumentem.

Możemy więc wybrać podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym otaczającym albo otoczonym – inaczej wewnętrznym, co pozwala na połączenie treści dokumentu z podpisem w jednym pliku. W przypadku podpisu wewnętrznego podpis zaszyty jest w samym pliku PDF (w formacie PAdES) lub XML (w formacie XAdES). Z tego względu jest najbardziej przyjaznym i praktycznym rodzajem podpisu.

Nie decydujmy się raczej na podpisywanie dokumentu podpisem tzw. zewnętrznym (dotyczy formatów XAdES i CAdES). Ten rodzaj podpisu jest zapisywany w odrębnym pliku, a nie wewnątrz podpisywanego dokumentu. Oznacza to, że aby wykazać, że dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem, niezbędne jest przesłanie do odbiorcy pliku zawierającego ten dokument oraz pliku z samym podpisem. W przypadku formatów XAdES zawsze więc mamy dwa pliki – jeden z dokumentem, a drugi z podpisem.

Użycie podpisu kwalifikowanego jest niezbędne przy czynnościach, dla których ustawa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. W pozostałych czynnościach, dla których ustawa zastrzega formę pisemną, ale bez rygoru nieważności, wystarczające jest użycie podpisów niekwalifikowanych. Takich czynności w prawie HR jest najwięcej.

Pamiętajmy, że każdy podpis elektroniczny, nie tylko ten kwalifikowany, wywiera określony skutek prawny. Z tego względu digitalizacja działów HR jest nie tylko prawnie możliwa, ale coraz bardziej pożądana.


Artykuł ukazał się w Rzeczpospolita Podpis kwalifikowany: XAdES, PAdES i CAdES także w kadrach


Nicole Gerwat, radca prawny w kancelarii Raczkowski