ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

Do końca lutego każdego roku pracodawca musi przekazać pracownikowi imienną informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w roku poprzednim (PIT-11). Przepisy nie regulują w jaki sposób płatnik powinien przekazać formularz pracownikowi. W dobie pracy zdalnej zasadne jest pytanie czy można to zrobić mailem, a jeżeli tak, to w jaki sposób?

Na szczęście fiskus potwierdza, że PIT-11 można przesłać pracownikowi zarówno na adres e-mail, jak i za pomocą firmowej platformy. Potwierdzają to wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje indywidualne. Pracodawcy muszą jednak spełnić kilka warunków.

Co mówią organy skarbowe 

Zdaniem organów skarbowych informacje PIT-11 mogą być generowane w formie nieedytowalnych plików PDF i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez upoważnioną osobę. Następnie należy go dostarczyć pracownikowi. Można to zrobić poprzez udostępnienie podpisanego formularza na wewnętrznej platformie pracodawcy. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie. 

Pracodawca nie ma obowiązku pytać się pracowników o zgodę na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z firmowej platformy jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji.

A może mailem? 

Wysłanie PIT-11 mailem również jest dopuszczane przez organy skarbowe. Także w tym wypadku formularz musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Organy skarbowe wymagają ponadto zgody pracowników na wysłanie PIT-11 na wskazany przez pracownika adres email. 

Przepisy wprost nie nakładają na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale w przypadku ewentualnego sporu, to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt skutecznego doręczenia dokumentu pracownikowi. Można wówczas przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru lub przeczytania wiadomości elektronicznej. 

Choć nie wynika to wprost z omawianych interpretacji, pracodawcy chcący korzystać z elektronicznej formy dystrybucji PIT-11, powinni również zastanowić się nad odpowiednim zabezpieczeniem plików PDF, np. poprzez ich zahasłowanie.


Magdalena Skwara, radca prawny
Adam Alkadi, doradca podatkowy