ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

W połowie listopada 2020, w ramach projektu „HR bez papieru” zorganizowaliśmy webinar, na który zaprosiliśmy Tomasza Platę, CMO i współzałożyciela Autenti, polskiej firmie oferującej rozwiązanie do podpisywania i obiegu dokumentów przez internet. Pytań słuchaczy było sporo, dlatego na te, na które nie udało się odpowiedzieć podczas wydarzenia, odpowiadamy wspólnie z Tomaszem:


W jaki sposób przechowywać dokumenty podpisane w Autenti?

[Tomasz Plata, Autenti] Dokumenty elektroniczne podpisane w Autenti są przechowywane w ramach konta firmowego Klienta na platformie. Od strony technicznej, usługa oferowana jest w modelu SaaS (Software as a Service). Infrastruktura informatyczna Autenti znajduje się w Polsce i spełnia wszelkie wymogi bezpieczeństwa – w spółce wdrożony jest system zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz stosuje się procedury zapewniające ciągłość działania. Klient ma możliwość dostępu do swoich dokumentów w każdym czasie, przez cały okres korzystania z usługi, na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Dla klientów Autenti usługa archiwizacji plików jest dostępna bez dodatkowych opłat.

Alternatywnie, Klient ma oczywiście możliwość usunięcia dokumentów z platformy i zapisania ich we własnej infrastrukturze informatycznej lub w infrastrukturze innego dostawcy (osoby trzeciej). W takim wypadku Klient samodzielnie dobiera niezbędne środki bezpieczeństwa.


W jaki sposób postępować z dokumentem elektronicznym, jeśli w Organizacji nie wdrożono jeszcze teczek elektronicznych?

[Małgorzata Kurowska, HR bez Papieru] Przede wszystkim trzeba pamiętać, że prowadzenie teczek papierowych w żaden sposób nie wpływa na ważność czy skuteczność oświadczeń złożonych przez pracodawcę lub pracownika w postaci elektronicznej. Z uwagi jednak na zasadę jednolitości dokumentacji pracowniczej, rekomendowane jest wydrukowanie dokumentu, jego poświadczenie za zgodność z elektronicznym „oryginałem” oraz informacjami wynikającymi z metadanych (w przypadku Autenti – będzie to karta podpisów) oraz dołączenie do teczki. Dla celów dowodowych, także dokument elektroniczny powinien być przechowywany przez okres właściwy dla tego dokumentu.


Czy podpisy elektroniczne są widoczne po wydrukowaniu dokumentu podpisanego w Autenti?

[Tomasz Plata, Autenti] Podpis elektroniczny zawarty jest w metadanych – ma postać elektroniczną. W przypadku dokumentu podpisanego przy pomocy Autenti, jego integralną częścią jest tzw. karta podpisów zawierająca informacje o tym kto i kiedy podpisał dokument. Karta podpisów jest fragmentem pliku pdf, a zatem w ostateczności, może zostać nawet wydrukowana. W zdecydowanej większości przypadków życia codziennego i działalności biznesowej, przedstawienie karty podpisów Autenti będzie wystarczające do potwierdzenia faktu skutecznego podpisania dokumentu; należy jednak pamiętać, że w razie sporu konieczne może być przedstawienie właściwego pliku w postaci cyfrowej (podpisanego dokumentu elektronicznego).


Czy jest możliwość zintegrowania Autenti z e-teczką pracowniczą?

[Tomasz Plata, Autenti] Dokumenty podpisane w Autenti mogą stanowić element teczki pracowniczej. Usługa Autenti dostępna w wersji webowej nie gwarantuje możliwości automatycznego przesyłania podpisanego dokumentu do teczki elektronicznej. Takowa pojawia się już jednak w nieco bardziej zaawansowanej wersji aplikacji, z dedykowanym API, które automatyzuje procesy i integruje rozwiązania, z których korzysta Klient w swojej firmie.


Czy proces podpisania w Autenti może być realizowany przez pracownika HR (nieskładającego podpisu) w celu złożenia podpisu przez inną osobę (np. pełnomocnika firmy i nowego pracownika)?

[Tomasz Plata, Autenti] Taki obieg dokumentu jest jak najbardziej możliwy. W tym wypadku rozwiązaniem jest wykorzystanie, w odniesieniu do pracownika HR, wyłącznie funkcji „zapoznaj się z dokumentem” na etapie ustalania kręgu osób podpisujących dokument. Od takiej osoby system nie wymaga podpisu, ale daje jej prawo do wglądu w proces i informuje o statusie podpisanego dokumentu.

W konkretnym procesie można rozważyć także wykorzystanie funkcji „parafuj” dokument, która odpowiada w wersji cyfrowej, powszechnie znanej nam opcji „zapoznałem się z treścią i ją potwierdzam – parafuję”.


Jakie dokumenty kadrowe mogą być podpisane w Autenti? 

[Małgorzata Kurowska, HR bez Papieru] O tym, jaka forma jest wymagana dla określonego rodzaju oświadczenia, decyduje – zasadniczo – przepis prawa. W przypadku dokumentów kadrowych, wymóg podpisu własnoręcznego (lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego) występuje w nielicznych przypadkach, przede wszystkim dla:

  • Umowy o zakazie konkurencji (w trakcie i po zakończeniu umowy o pracę)
  • Umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników
  • Oświadczenia o zgodzie na potrącenie z wynagrodzenia
  • Umów cywilnoprawnych (B2B, zlecenia, o dzieło), jeśli zawierają postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych.

[Tomasz Plata, Autenti] Dla wszystkich tych przypadków, możliwe jest skorzystanie z kwalifikowanych podpisów elektronicznych oferowanych bezpośrednio w Autenti, względnie – przez innych dostawców takich usług. Dla pozostałych dokumentów kadrowych takich szczególnych wymogów brak, co oznacza możliwość posługiwania się standardowym podpisem Autenti.



Odpowiedzi na więcej pytań można znaleźć w specjalnym webinarze, przygotowanym specjalnie z myślą o słuchaczach „HR bez Papieru” 



Małgorzata Kurowska, radca prawny, counsel w Maruta Wachta

Tomasz Plata, CMO & Co-founder Autenti