Czy część teczek osobowych i dokumentów (nowi pracownicy) można prowadzić elektronicznie, a część (starzy pracownicy) pozostawić papierowo?
Tak. Jest możliwe, aby teczki tylko wybranej grupy pracowników (np. zatrudnionych w 2020 r.) były prowadzone w postaci elektronicznej, a teczki pozostałych pracowników w postaci tradycyjnej, papierowej.
Jak przygotować się do wdrożenia e-teczki?
W pierwszej kolejności rekomendujemy podzielić proces na etapy i przygotować harmonogram prac. Nie wszystkie teczki pracownicze trzeba na raz przenosić do postaci elektronicznej (możliwe jest digitalizowanie akt osobowych wybranej części pracowników). Warto też zaplanować i rozłożyć w czasie proces skanowania akt pracowników. Okres jaki będzie trzeba na ten proces zaplanować zależeć będzie od liczby teczek podlegających digitalizacji, a także od tego, czy proces ten będzie wspierany przez zewnętrzną firmę. Istotnym elementem w procesie digitalizacji teczek pracowniczych jest również odpowiednie zarządzenie zmianą i przemyślana komunikacja z pracownikami. Kolejny webinar będzie poświęcony właśnie tym zagadnieniom. Szczegółowe informacje o najbliższym wydarzeniu przekażemy Państwu już wkrótce.
Czy pracodawca może stworzyć w chmurze (np. Microsoft) szyfrowany folder będący e-teczką?
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowe wymagania dla systemu teleinformatycznego w jakim prowadzona i przechowywana jest dokumentacja pracownicza. Szyfrowany folder może zapewniać zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem do dokumentacji, lecz jest to tylko jeden (spośród wielu) wymogów prawnych jaki powinien spełniać system teleinformatyczny. Przed ostatecznym wyborem narzędzia, należy więc dokonać dokładnej jego analizy pod kątem spełnienia wymogów prawnych i technicznych określonych ww. Rozporządzeniem.
Czy e-teczki przewidziane są dla innych form współpracy np. umowa zlecenie, b2b?
Nie, akta osobowe prowadzone są wyłącznie dla pracowników – osób zatrudnionych przez pracodawcę na podstawie umowy o pracę.
Czy można podpisać dokumentację podpisem elektronicznym?
Dokumentację należy opatrzyć podpisem elektronicznym kwalifikowanym w przypadku przeniesienia jej z postaci papierowej do elektronicznej, a także w przypadkach, kiedy prawo wymaga podpisu własnoręcznego. W pozostałych przypadkach, których jest większość w prawie HR, dokumenty mogą być tworzone w postaci elektronicznej i opatrzone podpisem elektronicznym niekoniecznie kwalifikowanym.
Co w przypadku jeśli pracownik nie ma podpisu kwalifikowanego?
Jeśli pracownik nie posiada podpisu kwalifikowanego (tak będzie w znakomitej większości przypadków), może podpisać dokument własnoręcznie albo – w zależności od rodzaju dokumentu - elektronicznie przy wykorzystaniu podpisów niekwalifikowanych albo za pomocą wymiany oświadczeń woli przy użyciu środków porozumiewania się na odległość. Kluczowym elementem będzie ocena, które dokumenty mogą być podpisywane elektroniczne, a także ocena ryzyka.
Czy cyfrowe podpisy jakie stosujemy dla potrzeb ZUS i US też są możliwe?
Są to podpisy wykorzystywane w kontaktach z podmiotami publicznymi (administracją państwową). Nie są one narzędziem stosowanym w biznesie ani w kontaktach między pracownikiem a pracodawcą.
Czy prezentowana e-teczka jest równocześnie częścią programu kadrowo-płacowego?
DocuWare jest rozwiązaniem klasy DMS/ECM. Tam, gdzie podstawą jest dokument, wyszukiwanie dokumentów, procesowanie dokumentów, a e-teczka to zbiór dokumentacji, tam DocuWare będzie niezwykle efektywny – bo do tego służy. DocuWare często w organizacjach stanowi element oprogramowania dla HR, ale nie będzie w stanie zastąpić w przypadku dużych organizacji programu kadrowo-płacowego w 100%. Są to inne kategorie rozwiązań służące do nieco innych rzeczy. W praktyce najczęściej spotykany jest model, w którym w DocuWare mamy E-teczkę oraz procesy HR (np: urlopy, delegacje, zatrudnianie pracownika, badania okresowe) i całość jest zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym, w którym z pewnością łatwiej będzie wyliczało się pensje pracowników.
Czy system jest połączony z system Workday?
Rozwiązanie może być zintegrowanie z Workday, a poziom skomplikowania integracji zależy od jej zakresu. W przypadku takiej integracji z reguły najbardziej pożądaną biznesowo jest sytuacja, w której DocuWare zarówno przesyła informacje do Workday, ale też otrzymuje od Workday pewne informacje.
Rozporządzenie precyzyjnie opisuje jakość skanowanego dokumentu. Czy DocuWare weryfikuje czy dokument, który się wprowadza do systemu spełnia warunki techniczne?
Weryfikacja warunków technicznych leży po stronie urządzenia skanującego. Ponieważ wymagania rozporządzenia w tej materii są bardzo niskie (300 dpi a w niektórych przypadkach nawet 200 dpi) i co za tym idzie, w zasadzie są spełniane domyślnie, DocuWare nie powiela tych funkcjonalności.
Jak aplikacja nadaje metadane? Przykładowo z zewnętrznego systemu obiegu dokumentów włączam umowę o pracę do DocuWare, co zostanie dodane automatycznie?
Atrybuty są nadawane na kilka sposobów. Po pierwsze DocuWare używa mechanizmów indeksacyjnych, umożliwiających w jak największym stopniu automatyczne opisywanie dokumentów atrybutami, na trzy sposoby:
W przypadku umowy o pracę, skąd system będzie wiedział, żeby pobrać imię i nazwisko konkretnego pracownika a nie osoby reprezentującej spółkę?
System został tego nauczony przez korekty użytkownika, który nadzorował proces, i poprawiał błędy poprzez zaznaczanie odpowiednich fragmentów na dokumencie, na których znajdowała się wartość danego atrybutu. Z reguły potrzeba kilku prób dla danego szablonu dokumentu (określony układ treści lub zbliżony do niego), żeby rozpoznawać poprawnie podstawowe atrybuty.
Czy system wyłapie jeśli dany dokument nie zostanie zaopatrzony podpisem kwalifikowanym elektronicznym?
Funkcjonalność walidacji dokumentu pod kątem tego, czy został podpisany ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest możliwa do zapewnienia.
Czy DocuWare korzysta z przestrzeni dyskowych własnych, stron trzecich czy klient dostarcza przestrzeń?
DocuWare jest dostępny w dwóch wersjach: on premise i w chmurze. W wersji w chmurze DocuWare korzysta z chmury Microsoftu, a dokumenty są zapisywane na serwerach w Holandii, Irlandii i Niemczech, a więc na terytorium UE, co jest istotną kwestią w kontekście RODO.
Czy da się wyszukiwać dokumentów według założonych kryteriów, np. druki badań okresowych kadry zarządzającej?
Tak, w rozwiązaniu istnieje możliwość wyszukiwania po wszystkich atrybutach (metadanych) łącznie.
Mamy nadzieję, że webinar i ten artykuł były dla Państwa źródłem ciekawych i praktycznych informacji.
Nicole Gerwat, radca prawny
Stefan Podedworny, DocWay