ePrivacy and GPDR Cookie Consent by Cookie Consent

Do niedawna pracodawcy rzadko się zastanawiali nad tym czy umowa o pracę musi być na piśmie. 

W dobie pandemii Covid-19 okazało się jednak, że rozwiązania, które dotychczas wydawały się nam naturalne i najprostsze nagle przestały się sprawdzać. 

W przypadku umów o pracę problemem okazało się zebranie własnoręcznych podpisów pod umową. Większość z nas pracuje zdalnie, a z uwagi na konieczność zachowania dystansu społecznego unikamy spotkań. Proces sfinalizowania papierowych dokumentów się wydłużył i generuje koszty, które wcześniej nie występowały. 

Dlaczego papierowa umowa o pracę to większe koszty? 

Nie każdy z nas ma w domu drukarkę. Można wysłać do kandydata lub pracownika kuriera z dwoma egzemplarzami umowy podpisanymi przez pracodawcę. Wypada jednak dać adresatowi czas na zapoznanie się z treścią dokumentu, złożenie podpisu i odesłanie jednego egzemplarza do pracodawcy. Jeśli nie chcemy, żeby nasi pracownicy odwiedzali placówki pocztowe gdzie może być dużo ludzi, kurier będzie angażowany dwukrotnie, a koszty się zwiększają.

Co zrobić, aby wyeliminować papierowe umowy o pracę?

Wystarczy pamiętać, że umowa o pracę wcale nie musi być zawarta na piśmie. Zawarta przez wymianę maili (np. przesłanie skanów) jest równie ważna i skuteczna. Kodeks pracy nie przewidział bowiem rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. 

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W przeciwnym razie naraża się na karę ze strony Inspekcji Pracy.

Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie również spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.


Magdalena Skwara, radca prawny, senior associate, Raczkowski.