Do niedawna pracodawcy rzadko się zastanawiali nad tym czy umowa o pracę musi być na piśmie.
W dobie pandemii Covid-19 okazało się jednak, że rozwiązania, które dotychczas wydawały się nam naturalne i najprostsze nagle przestały się sprawdzać.
W przypadku umów o pracę problemem okazało się zebranie własnoręcznych podpisów pod umową. Większość z nas pracuje zdalnie, a z uwagi na konieczność zachowania dystansu społecznego unikamy spotkań. Proces sfinalizowania papierowych dokumentów się wydłużył i generuje koszty, które wcześniej nie występowały.
Dlaczego papierowa umowa o pracę to większe koszty?
Nie każdy z nas ma w domu drukarkę. Można wysłać do kandydata lub pracownika kuriera z dwoma egzemplarzami umowy podpisanymi przez pracodawcę. Wypada jednak dać adresatowi czas na zapoznanie się z treścią dokumentu, złożenie podpisu i odesłanie jednego egzemplarza do pracodawcy. Jeśli nie chcemy, żeby nasi pracownicy odwiedzali placówki pocztowe gdzie może być dużo ludzi, kurier będzie angażowany dwukrotnie, a koszty się zwiększają.
Co zrobić, aby wyeliminować papierowe umowy o pracę?
Wystarczy pamiętać, że umowa o pracę wcale nie musi być zawarta na piśmie. Zawarta przez wymianę maili (np. przesłanie skanów) jest równie ważna i skuteczna. Kodeks pracy nie przewidział bowiem rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej.
Trzeba jednak pamiętać, że jeśli umowa o pracę nie ma formy pisemnej, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca powinien na piśmie potwierdzić mu ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W przeciwnym razie naraża się na karę ze strony Inspekcji Pracy.
Wymóg przekazania informacji na piśmie zostanie również spełniony, gdy taka informacja zostanie wysłana pracownikowi w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Magdalena Skwara, radca prawny, senior associate, Raczkowski.