Czy umowa o pracę może być podpisana podpisem zaufanym?
W środowisku HR w ostatnim czasie duże zainteresowanie wzbudziła zmiana podejścia w zakresie wymaganej formy umowy o pracę, zasygnalizowana przez Państwową Inspekcję Pracy [1]. Odchodząc od dotychczasowej, restrykcyjnej wykładni, PIP wydaje się dopuszczać obecnie model mieszany, w którym pracodawca składa oświadczenie o zawarciu umowy o pracę w formie elektronicznej (przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego), zaś względem pracownika wymóg taki nie występuje. W konsekwencji, oświadczenie pracownika może przybrać postać SMS-a, zatwierdzenia w systemie do obiegu dokumentów czy e-maila.
Wraz ze zmianą stanowiska PIP, usunięta została więc kluczowa wątpliwość formalna związana z digitalizacją procesu onboardingu. Jednocześnie osoby odpowiedzialne za wdrażanie HR bez papieru w dalszym ciągu stoją przed wyzwaniem zapewnienia, że gromadzone oświadczenia są trwałe oraz wiarygodne. Cel ten można osiągnąć na różne sposoby. W szczególności wysłanie wiadomości ze znanego pracodawcy adresu email lub numeru telefonu, który jest znany pracodawcy i potwierdzony jako ten, z którego korzysta konkretny pracownik, umożliwia przypisanie oświadczenia do osoby. Integralność dokumentu może zostać potwierdzona podpisem kwalifikowanym pracodawcy (w razie składania podpisu w tym samym pliku) lub pieczęcią dostawcy usługi zaufania (tak często działają popularne platformy wspierające proces składania podpisów elektronicznych).
Jednym z powtarzających się w tym kontekście pytań jest to, o możliwość użycia dla celów zawarcia umowy o pracę (lub złożenia innych oświadczeń w ramach stosunku pracy) podpisu zaufanego.
Podpis zaufany jest usługą świadczoną przez ministra właściwego ds. informatyzacji na podstawie ustawy o informatyzacji i w założeniu dedykowaną przede wszystkim dla relacji obywatel – organ administracji publicznej. Do jego charakterystycznych cech należy:
Pomimo, że podpis zaufany został pomyślany jako usługa wspierająca świadczenie usług publicznych i postępowanie administracyjne, to nie ma przeszkód prawnych dla jego użycia również w relacjach prywatnoprawnych. Co istotne jednak, podpis zaufany nie został ustawowo zrównany z podpisem własnoręcznym (z pewnymi specyficznymi wyjątkami właściwymi dla sektora publicznego). Oznacza to, że oświadczenie opatrzone podpisem zaufanym będzie miało formę dokumentową w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.
Z uwagi na sposób wywoływania usługi podpisu zaufanego, odbiorca podpisanego dokumentu może z wysoką dozą pewności uznać, że tożsamość osoby, której PESEL znajduje się w podpisie, została potwierdzona [2] . Tym samym, w kontekście stosunku pracy, rozwiązana zostaje trudność związana z identyfikacją i potwierdzeniem tożsamości pracownika, który cały proces onboardingu przechodzi zdalnie.
W świetle przepisów kodeksu pracy i aktualnego podejścia PIP, użycie podpisu zaufanego przez pracownika będzie zatem wystarczające dla poprawnego zawarcia umowy o pracę (za wyjątkiem umowy o prace, której elementem jest zakaz konkurencji, wspólna odpowiedzialność za powierzone mienie czy regulacja dotycząca praw autorskich – takie umowy wymagają bowiem formy pisemnej pod rygorem nieważności). Podpis zaufany nie może być natomiast zastosowany do złożenia oświadczenia o zawarciu umowy o pracę przez pracodawcę, od którego wymagana jest pisemna forma oświadczenia (zastępowalna jedynie formą elektroniczną, a zatem kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Niezależnie jednak od prawnej możliwości użycia podpisu zaufanego do podpisania umowy o pracę przez pracownika, narzędzie to nie powinno stanowić systemowego i docelowego rozwiązania wykorzystywanego przez pracodawców dla zawierania umów o pracę. Sam fakt podpisania umowy podpisem zaufanym nie zapewnia bowiem właściwego, docelowego obiegu dokumentów w organizacji (w relacji pracownik-pracodawca). Oprócz samej czynności opatrzenia dokumentu podpisem, istotne jest również prawidłowe doręczenie podpisanego dokumentu adresatowi (w tym wypadku pracodawcy). Podpis zaufany nie jest narzędziem wspierającym taki obieg dokumentów Należy też pamiętać, że podpis zaufany dostępny jest jedynie dla osób posiadających numer PESEL To z kolei oznacza, że znaczna część cudzoziemców może nie mieć (a ściślej – może nawet nie móc mieć) profilu zaufanego, co automatycznie będzie uniemożliwiać im podpisanie umowy o pracę podpisem zaufanym.
[1] Konferencja z 4 marca 2022 „Zawieranie umów o pracę – stan obecny i wyzwania przyszłości”.
[2] Wydają się na to wskazywać także takie przepisy jak np. ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmy (AML), która dopuszcza wykorzystanie profilu lub podpisu zaufanego w celu potwierdzenia tożsamości w razie zdalnego nawiązywania stosunków gospodarczych.
Małgorzata Kurowska, radczyni prawna, partnerka w kancelarii Maruta Wachta.