Sytuacja wywołana pandemią COVID-19 uświadomiła pracodawcom, że cyfryzacja procesów HR-owych jest niezbędna dla właściwego zarządzania rozproszonymi zespołami pracowników.
Ograniczenie, a nawet brak możliwości osobistych spotkań czy swobodnego dostępu do biura, przyczyniły się do upowszechniania narzędzi, pozwalających na realizację procesów kadrowo-płacowych na odległość. Dotyczy to zwłaszcza zwiększenia popularności podpisu elektronicznego, który przestał być zarezerwowany jedynie dla członków zarządu, ale jego posiadaczami stali się także pracownicy działów HR.
Podpis elektroniczny nie jest jednak jedynym narzędziem, które może być wykorzystane w środowisku zawodowym. Nie jest także narzędziem, które jest odpowiedzią na wszystkie bolączki osób zajmujących się HR na co dzień, zwłaszcza u pracodawców, u których w tym obszarze dominuje praca na dokumentacji papierowej.
Będzie to prawdopodobnie dotyczyło większości przypadków, mimo że obowiązujące od 2019 r. przepisy umożliwiają chociażby prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, a nie papierowej.
Dotychczas, mimo możliwości zmiany postaci takiej dokumentacji, e-teczka nie była zbyt popularna. Wielu obawiało się obrania tej ścieżki cyfryzacji ze względu na wymogi, które trzeba spełnić czy sprzeciw pracowników, bądź co bądź przywiązanych jeszcze do papierowych umów o pracę, oświadczeń, czy wniosków.
Im jednak trudniej, w warunkach społecznego dystansu, uzyskać podpis na takich dokumentach, tym percepcja nawet największych sceptyków się zmienia. Inwestycja w technologię w HR to dzisiaj świadomy krok w przyszłość, która po koronwirusie, będzie bardziej on-line niż off-line.
Technologiczna rewolucja w HR jest zatem nieunikniona, a świadomi i odpowiedzialni pracodawcy, w dobie rosnącej biznesowej presji, nie powinni zwlekać z wprowadzaniem zmian. Ważne, żeby dopasować narzędzia do potrzeb i oczekiwań załogi – taka inwestycja niewątpliwie przyniesie korzyści zarówno w aspekcie finansowym, organizacyjnym, jak i wizerunkowym.
Artykuł ukazał się w Kwartalniku Prawo Pracy pt. „Wyeliminowanie papieru w zatrudnieniu”.
Katarzyna Sarek-Sadurska, radca prawny, partner, Raczkowski
Anna Boguska, prawnik, Raczkowski